Habeas Data
La autorización suministrada esta política, faculta a KIAI SIGN (“KIAI” o nosotros) para que recopile, almacene, use y suprima los datos personales aquí suministrados, especialmente, aquellos que son definidos como Datos Sensibles.
El producto y los servicios principales ayudan a los usuarios a crear, completar y mostrar la validez de las transacciones digitales o electrónicas, como la firma electrónica de un contrato para servicios o la autorización de una firma digital. Como parte de nuestros Servicios, los usuarios desean que recabemos y registremos información que ayude a las partes a demostrar la validez de las transacciones, como los nombres de las personas que participan en las transacciones y los dispositivos que estos utilizan.
El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por KIAI para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.
Nosotros llevaremos a cabo de la información suministrada de manera profesional, funcional, comercial, administrativo y publicitario. En ninguna circunstancia se realizará Tratamiento de Datos personales con fines de comercialización o circulación. En todo caso aplicarán las excepciones de ley colombiana.
Ten en cuenta que, al otorgarnos la presente autorización, declaras lo siguiente:
1. Autorizas de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a KIAI para que realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general, el tratamiento de tus Datos Personales entregados o por entregar, teniendo en cuenta la relación comercial, contractual, laboral y/o de cualquier otra naturaleza existente.
2. Reconoces que la autorización la otorgas durante el tiempo de vigencia de la relación comercial, contractual y/o laboral existente con KIAI, y aún con posterioridad a su finalización, en los eventos y finalidades previstos en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales.
3. Declaras conocer que tus Datos Personales serán utilizados para el desarrollo de las actividades comerciales de KIAI, su matriz, filiales, subsidiarias, controladas y similares, especialmente para las siguientes finalidades:
- Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de KIAI.
- Cumplir con los procesos internos de KIAI en materia de administración de proveedores y contratistas.
- Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
- Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los participantes en actividades de firma electrónica simple y/o certificada o clientes de KIAI, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de KIAI prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
- Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
- El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
- El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de KIAI.
- Procesos al interior de KIAI, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
- La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines científicos, tecnológicos, educativos, comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnés, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
- Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
- Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de KIAI.
4. Declaras que te hemos informado, reconoces y entiendes los derechos que tienes como Titular de la información, incluyendo, pero sin limitarse a:
- Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de tus Datos Personales.
- Conocer los usos empleados sobre tus Datos
- Revocar la presente autorización
- Acceder de forma gratuita a tus Datos Personales
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones en esta materia
- Solicitar que no te enviemos información promocional, o que te enviemos sólo información que sea de tu interés.
5. Reconoces que, en caso de que la información de carácter sensible o que pertenezca a menores de edad, tu autorización será opcional.
6. Autorizas a KIAI para compartir con terceros si es necesario, transferir y transmitir en el territorio nacional o internacionalmente, usar, comunicar, procesar, organizar, analizar, estudiar, clasificar, suprimir y disponer de tus Datos Personales de acuerdo con las finalidades aquí previstas.
Te informamos que los servicios o productos ofrecidos por nosotros que contengan términos y condiciones adicionales, requerirán de tu aceptación expresa. En caso de que no estés de acuerdo, deberás abstenerte de utilizarla.
Cualquier consulta, petición, solicitud, o queja relacionada con el tratamiento de tus Datos Personales, podrás elevarla al correo electrónico info@firmaseguro.com, canal disponible de lunes a viernes de 08:00 am a 06:00 pm.
AVISO DE PRIVACIDAD KIAI.
En el presente aviso de privacidad (“Aviso”), establecemos los términos y condiciones bajo los cuales KIAI sociedad identificada con NIT ** y domiciliada en Medellín, llevará a cabo el tratamiento de tus datos personales (“Datos Personales”).
Debido a la actividad comercial que desarrolla, KIAI recopila, y en algunos casos, comparte con terceros información sobre clientes, usuarios, empleados, exempleados, proveedores, contratistas y aliados. Por lo tanto, el propósito de la siguiente Política es brindarte un panorama claro acerca de los Datos Personales que recopilamos, el tratamiento que les ofrecemos y los procedimientos que tienes a tu disposición para hacer efectivos tus derechos como titular de la información.
Adicionalmente, te informamos que tus Datos Personales, objeto de tratamiento, serán utilizados para el desarrollo de las actividades comerciales de KIAI, su matriz, filiales, subsidiarias, controladas y similares. Asimismo, se emplearán para el funcionamiento, optimización y creación de nuevas funcionalidades de la Plataforma Tecnológica. Esta finalidad abarca, entre otros aspectos, fines estadísticos, comerciales, informativos, de seguimiento al producto, de mercadeo, de notificación y contacto, campañas de seguridad y/o de satisfacción, marketing y verificación en centrales de riesgo, así como las demás finalidades establecidas en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales.
Te agradecemos que leas de manera previa y detallada la información contenida en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales. En caso de no estar de acuerdo con su contenido, deberás abstenerse de proporcionarnos tu información.
En cualquier momento podrás consultar nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales disponible en **
POLÍTICA DE PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En KIAI estamos comprometidos con establecer un contacto directo y transparente contigo, por tanto, decidimos elaborar una Política de Tratamiento de Datos Personales clara, con un lenguaje sencillo y resumido. Esto te permitirá conocer los principios y parámetros del tratamiento que le damos a tus Datos Personales, actuando en calidad de responsable y/o encargado de la información.
A través de la presente política se les garantiza a las personas que se relacionan con KIAI, que:
- KIAI ha evaluado el posible impacto en los derechos humanos (incluida la protección de datos personales y los derechos de privacidad) antes del desarrollo y/o uso de la aplicación.
- KIAI ha probado la solidez, confiabilidad, precisión y seguridad de los datos de la aplicación antes de ponerla en uso, incluida la identificación de sesgos en los sistemas y los datos que se utilizan que pueden conducir a resultados injustos.
- KIAI ha Implementado medidas de Responsabilidad Demostrada que sean apropiadas con respecto a los riesgos de interferencia con los derechos humanos;
- KIAI ha implementado medidas para afrontar riesgos, incluidas garantías, seguridad, diseño de software, tecnologías y mecanismos que garanticen la protección de datos personales, considerando los derechos e intereses legítimos de los Titulares de los datos y de otras personas afectadas.
- Legislación aplicable
La presente política fue elaborada teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”. A estas Políticas le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.
De igual forma hacen parte de la presente política las siguientes disposiciones: Ley 1266 de 2008, Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2592 de 2010, y sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.
- Ámbito de aplicación
Ten en cuenta que, tus Datos Personales son recopilados por una sociedad colombiana con domicilio en Medellín. Por lo tanto, nuestras bases de datos están sujetas a la presente Política y a la legislación colombiana vigente en este ámbito. La presente política se aplicará y, por ende, obligará a las siguientes personas:
- Representantes legales y/o administradores societarios.
- Personal interno de KIAI directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal
- Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a KIAI o cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
- Los accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
- Personas públicas o privadas en condición de usuarios de los datos personales.
- Las demás personas que establezca la ley.
- Uso de los datos personales
De acuerdo con la ley aplicable y lo que incluye el consentimiento (según sea necesario), podemos utilizar sus datos personales para proporcionar, corregir y mejorar nuestros Servicios, desarrollar nuevos Servicios y comercializar nuestras empresas y sus productos y Servicios
- Consentimiento informado
La información específica en cada caso y los detalles contractuales, documentales, civiles o comerciales o a fines, será suministrada antes de la firma electrónica bajo la figura del “Aceptación y comprensión plena de método de firmado electrónicamente y su contenido”, el cual hace parte integral y complemento inseparable como una universalidad jurídica de la presente política.
- Autorización de Tratamiento de Información
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y en general, el Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de KIAI, requieren del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de estos. KIAIen su condición de responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares de los datos, con anterioridad a la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar y probar el otorgamiento de dicha Autorización. Los datos personales de los Titulares se mantendrán en las Bases de Datos de KIAI, mientras se utilicen para fines autorizados, salvo que el Titular solicite su eliminación.
KIAI, ubicada en la dirección física Carrera 48, Cl. 76D Sur #52, Sabaneta, Antioquia, Colombia y en la dirección electrónica hola@kiai.co y teléfono +573136699238 pone a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por KIAIesta política de tratamiento de la información (la “Política”).
- Definiciones.
Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.
- “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
- “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso
- “Dato Financiero”: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
- “Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
- “Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- “Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como historia clínica, datos médicos, aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- “Consentimiento informado”: Es la aceptación libre por parte de una persona de un acto jurídico ya sea un documento, contrato, acuerdo comercial o civil etc después de haberle comunicado adecuadamente en que consiste, sus riesgos e implicaciones. Aceptación y comprensión plena de método de firmado electrónicamente y su contenido .
- “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
- “Autorizado”: Es KIAI y todas las personas bajo la responsabilidad de KIAI, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados
- “Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, se otorgue a KIAI, en cumplimiento de la ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición
- “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales
- “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
- “Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de un territorio o jurisdicción cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
- “Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera de un territorio o jurisdicción, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal
- “Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
- Principios.
KIAI, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por KIAI, los responsables, encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de ley de KIAI. Estos principios son:
- Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará a cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la ley, KIAI buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 de 2013 y las normas concordantes.
- Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos.
- Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, KIAI deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular que los complemente o corrija.
- Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, KIAI deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de KIAIencargada de la protección de datos personales (ver punto 6 de la presente Política).
- Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de KIAI que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por KIAIpara llevar a cabo el Tratamiento.
- Temporalidad: KIAI no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.
- Acceso restringido: Salvo por los Datos expresamente autorizados, KIAI no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
- Confidencialidad: KIAI debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultada esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta regla.
- Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y KIAI haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.
- Individualidad: KIAI mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de Encargado de las bases de datos en las que es Responsable.
- Necesidad: Los Datos Personales sólo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.
- Tratamiento y Finalidades.
Los Datos Personales tratados por KIAI deberán someterse estrictamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
- Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de KIAI.
- Cumplir con los procesos internos de KIAI en materia de administración de proveedores y contratistas.
- Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
- Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los participantes en actividades de firma electrónica simple y/o certificada o clientes de KIAI, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de KIAI prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
- Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
- El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
- El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de KIAI.
- Procesos al interior de KIAI, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
- La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines científicos, tecnológicos, educativos, comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnés, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
- Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
- Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de KIAI.
- Derechos y Deberes
6.1. Derechos del Titular de los Datos Personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a KIAI o los encargados del Tratamiento de estos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la Autorización otorgada a KIAI, salvo que la ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
- Presentar solicitudes ante KIAI o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o entidades internacionales quejas por infracciones a la ley.
- Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de KIAI, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio o entidad internacional haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento KIAI o el Encargado del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias a la ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del responsable.
- Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
- Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
- Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
- Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de KIAI para ejercer efectivamente los derechos que la ley les otorga a los Titulares.
- Conocer a la dependencia o persona facultada por KIAI frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular, los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
- Deberes de KIAI como responsable del tratamiento de datos personales.
Informamos que nosotros, KIAI., sociedad comercial con domicilio en Sabaneta., identificada con Nit. 9 0 1 3 3 7 7 5 1 9, actuaremos como Responsable del Tratamiento de tus Datos Personales, y el e-mail dispuesto para tal fin es hola@kiai.co. Si deseas conocer más información sobre nosotros, puedes consultar la página https://kiai.co/
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, KIAI, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el Tratamiento de Datos Personales:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al responsable del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al responsable del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al responsable del Tratamiento.
- Suministrar al responsable del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al responsable del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al responsable del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
- Supresión de datos
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar supresión de sus Datos Personales cuando:
- Desee que sus datos sean eliminados de las Bases de Datos de KIAI.
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por KIAI,
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:
- El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
- En caso de resultar procedente la cancelación de los Datos Personales, KIAI debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información
- Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales.
Consultas: KIAI dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causa habientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de KIAI.
Estos mecanismos podrán ser físicos a través de correo físico certificado, electrónicos a través del correo hola@kiai.co y telefónicamente al +57 3136699238, encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos.
Cualquiera que sea el medio, KIAI guardará prueba de la consulta y su respuesta.
- Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, KIAI recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de KIAIy se la hará conocer al solicitante.
- En caso de que la solicitud no pueda ser atendida en un plazo de diez (10) días hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.
Reclamos: KIAI dispone de mecanismos para que el Titular, sus causa habientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto:
- Datos Personales Tratados por KIAI que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión.
- El presunto incumplimiento de los deberes de ley de KIAI.
Estos mecanismos podrán ser físicos a través de correo físico certificado, electrónicos a través del correo electrónico hola@kiai.co y teléfono +57 3136699238, encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos.
- El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:
- Deberá dirigirse a KIAI a la Dirección física Carrera 48, Cl. 76D Sur #52, Sabaneta, Antioquia, Colombia; dirección electrónica hola@kiai.co y teléfono +57 3136699238 de lunes a viernes 8:00 am a 5:00 pm. (Hora Colombia).
- Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
- Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
- Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
- Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
- KIAI antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir el documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
- Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, KIAIrequerirá al reclamante por una sola vez para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de KIAIno es competente para resolverlo, dará traslado al Especialista de Servicio al Cliente, e informará de dicha remisión al reclamante.
- Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de KIAI donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido
El titular podrá solicitar
- Información sobre los datos personales del titular que son objeto del tratamiento.
- Información respecto del uso que se le ha dado por KIAI a sus datos personales.
- La corrección o actualización de la información.
- Encargado de Protección de Datos Personales.
KIAI ha designado a la gestión de Servicio al Cliente como responsablede la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona encargada de Servicio al Cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
- Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio o entidad internacional de acuerdo con lo establecido en la ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la ley.
- Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
Los datos de contacto del Servicio al Cliente son: Dirección física Calle 30 No. 82 a – 23 de la ciudad Medellín; dirección electrónica hola@kiai.co y teléfono +57 3136699238 de lunes a viernes 8:00 am a 5:00 pm. (Hora Colombia).
Cargo de la persona de contacto: Especialista de Servicio al Cliente.
- Medidas de seguridad
- En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, KIAI, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- El Administrador de la Base de Datos velará por la seguridad de las Bases de Datos y vigilará la debida aplicación de la Política de Privacidad.
- Registro nacional de bases de datos
Dando cumplimiento al Artículo 25 de la Ley 1581 de 2012. KIAI, registrara sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento y protección de datos personales, en el Registro Nacional de bases de datos, administrado por la Superintendencia de industria y comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para tal efecto.
- Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible:
El Tratamiento de Datos Personales de naturaleza sensible está prohibida por ley, salvo que contemos con tu autorización expresa, previa e informada, entre otras excepciones señaladas en el el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. Por lo que, te informamos que:
- por tratarse de Datos Sensibles no estás obligado a autorizarnos su Tratamiento
- especificamos cuáles son los datos de naturaleza sensible que suministras y la finalidad de su Tratamiento.
- Transferencia y Transmisión De Datos Personales.
Se notificará a los usuarios que, en determinadas circunstancias, podrán compartirse sus datos personales con terceros:
- Cuando sea necesario para cumplir con contratos o alianzas que contribuyan al desarrollo de las actividades definidas por KIAI.
- Mediante la transferencia a cualquier línea de negocio relacionada con la información, en todas sus variantes.
- Se establecerán acuerdos contractuales o contratos específicos para la cesión de datos personales, que incluirán cláusulas detalladas sobre: (i) el propósito y alcance del tratamiento de datos; (ii) las tareas realizadas por el tercero en nombre de KIAI; (iii) las obligaciones del tercero respecto a la política de privacidad y la legislación colombiana; (iv) medidas de seguridad implementadas.
- No se solicitará autorización previa en casos de transferencia internacional de datos que estén justificados por excepciones contempladas en la legislación colombiana.
- Vigencia.
Esta Política rige a partir del nueve (9) de junio de 2021. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.