Declaraciones y marco contractual
KIAI S.A.S. es una sociedad comercial legalmente constituida, con domicilio principal en Sabaneta, Antioquia, registrada en la Cámara de Comercio de Aburrá Sur e identificada con el NIT 901.337.751 – 9.
Actúa en calidad de Proveedor de Nube, siendo el único titular, desarrollador, comercializador y operador de la plataforma y del ecosistema de productos de la marca KIAI: Facturación Electrónica, Nómina Electrónica, Documentos Soporte, Verificación en Listas Restrictivas y servicios de debida diligencia, entre otros.
KIAI puede comercializar sus servicios de manera directa o a través de terceros bajo esquemas de Marca Blanca, API o integraciones personalizadas. En esos casos conserva la propiedad intelectual y la operación técnica, y la relación comercial con aliados y clientes se rige por los acuerdos individuales que se suscriban.
Estos términos son las condiciones generales de uso y privacidad para todo el ecosistema, actual y futuro. Documentos como el Plan de Documentos Electrónicos, la Propuesta Comercial o Servicios Complementarios y Tarifas se adhieren como anexos vinculantes, y mantienen vigencia mientras persista la relación contractual o el acceso a las infraestructuras digitales del proveedor.
Definiciones
Documento, formulario de registro o aceptación digital que detalla servicios contratados, capacidad, tarifas y vigencia específica.
Compromisos técnicos y tiempos de respuesta garantizados para la gestión y resolución de incidencias reportadas.
Acceso bajo demanda a recursos computacionales configurables —redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones— con mínimo esfuerzo de gestión.
Persona natural o jurídica que, directamente o a través de un aliado, accede y usa los servicios del ecosistema KIAI.
Información, registros, archivos o metadatos que el consumidor o sus usuarios autorizados carguen, procesen o almacenen en la infraestructura de KIAI.
Facturación Electrónica, Nómina Electrónica, KIAI Verify, Firma Electrónica, gestión de RIPS y servicios complementarios.
Modalidad 5x8: lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m., excepto días festivos en Colombia.
Duración de la suscripción, con término mínimo de un (1) mes, renovable según lo pactado en el Acuerdo Comercial.
Capacidad tecnológica que permite usar las aplicaciones del proveedor sobre infraestructura en la nube, desde diversos dispositivos vía web o API.
Funcionalidades previas al lanzamiento oficial, ofrecidas temporalmente para evaluación y retroalimentación, con estabilidad limitada.
Día calendario, salvo que el contrato especifique expresamente días hábiles.
Uso del software en modalidad SaaS
El acceso a las soluciones implica la aceptación de estas condiciones generales y de las estipulaciones particulares del Acuerdo Comercial. El consumidor accede a las herramientas configuradas en la infraestructura de KIAI mediante la interfaz web oficial, protocolos de integración (API) o interfaces personalizadas en acuerdos de Marca Blanca.
a. Derecho de uso
KIAI otorga un derecho de uso personal, temporal, revocable y no exclusivo, condicionado a la vigencia de la relación contractual y al pago oportuno de las tarifas. En ningún caso se entiende cesión, total o parcial, de derechos de propiedad intelectual, derechos de autor o propiedad industrial sobre el software, el código fuente o las metodologías de KIAI.
b. Uso aceptable
Los servicios se usan exclusivamente para los fines previstos en el Acuerdo Comercial. Queda terminantemente prohibido:
c. Usuarios finales
El consumidor controla de forma exclusiva el acceso de sus usuarios finales y es el único responsable de sus actuaciones en la plataforma, siendo solidariamente responsable por cualquier daño derivado del uso indebido de la herramienta.
d. Propiedad y responsabilidad de los datos
El consumidor es titular y único responsable del contenido cargado o procesado. Debe garantizar que cuenta con todas las autorizaciones legales —especialmente en materia de protección de datos personales, Ley 1581 de 2012— para que KIAI procese la información. KIAI no asume obligaciones sobre la veracidad o legalidad de los datos suministrados.
e. Credenciales de acceso
El consumidor es responsable absoluto de la confidencialidad de sus credenciales. Cualquier actividad realizada bajo su usuario y contraseña se presume válida, autorizada y vinculante.
f. Versiones preliminares (Beta)
Las funciones en fase de prueba se suministran «tal cual», sin garantías de disponibilidad ni cumplimiento de SLA. KIAI puede modificarlas o retirarlas en cualquier momento sin previo aviso.
g. Presunción de autorización
KIAI presume que cualquier comunicación o solicitud de servicio recibida desde una cuenta de correo asociada al dominio o registro del consumidor proviene de un representante autorizado, sin validaciones adicionales.
h. Requerimientos técnicos
Para la operatividad óptima —especialmente en Facturación Electrónica y KIAI Verify— el consumidor debe contar con el hardware y software compatible indicado por KIAI. El licenciamiento de herramientas de terceros necesarias corre por su cuenta.
i. Indemnidad en la gestión de información
La exportación, importación y uso de la información procesada a través del ecosistema KIAI es responsabilidad exclusiva del consumidor, quien mantendrá a KIAI indemne frente a reclamaciones administrativas, judiciales o extrajudiciales derivadas del manejo de esa información.
Suscripciones, precios y formas de pago
Las ofertas comerciales y planes de suscripción están publicados y actualizados en www.kiai.co y subdominios asociados como facturacion.kiai.co, con sus características técnicas, alcances y valores vigentes. Los precios están sujetos a variaciones del mercado o ajustes normativos y solo son vinculantes cuando el consumidor los selecciona y acepta expresamente.
Al solicitar el acceso inicial o ampliar el término, el consumidor acepta íntegramente los detalles publicados en la plataforma o especificados en la cotización formal vigente. Puede extender solicitudes de servicio a sus agencias, sucursales o filiales y concederles derechos administrativos; al hacerlo, esas entidades quedan obligadas a este documento y el consumidor acepta ser solidariamente responsable por sus acciones u omisiones.
Los servicios que excedan el paquete inicial se adquieren como Servicios Adicionales o Consumo Excedente. Su vigencia puede no estar atada a la del contrato principal, por lo que es responsabilidad exclusiva del consumidor identificar la fecha de corte de cada adicional.
Cada plan establece un rango de documentos y un valor unitario, bajo el modelo de pago por consumo efectivo mensual. Si se procesan más documentos que los del plan base, el valor final se ajusta automáticamente al rango que comprenda el volumen real ejecutado, según las tarifas vigentes publicadas.
Verificación en listas, firmas o módulos especializados se adquieren según los planes publicados en el portal y tienen, por regla general, vigencia de treinta (30) días calendario desde su adquisición, salvo pacto en contrario.
Los precios se incrementan automáticamente a partir del 1 de enero de cada año, tomando como referencia el aumento del Salario Mínimo Legal Vigente en Colombia o el IPC, según determine el proveedor.
Condiciones de pago
Los servicios de computación en la nube (SaaS) se encuentran actualmente excluidos de IVA conforme al numeral 21 del artículo 476 del Estatuto Tributario. Si por reforma legislativa o cambio de interpretación el servicio pasa a ser gravado, el valor se incrementa automáticamente en el porcentaje del impuesto desde la vigencia de la norma. Si el servicio de nube se empaqueta con otros servicios gravados que desvirtúen la exclusión, se aplica el régimen tributario que corresponda.
Renovación y terminación contractual
El servicio opera principalmente bajo un esquema de pago mensual basado en el consumo del periodo anterior. La suscripción se renueva de manera tácita y sucesiva mediante el pago efectivo de la factura correspondiente.
El ecosistema KIAI no exige periodo de permanencia mínima obligatoria: el consumidor puede terminar el vínculo en cualquier momento, previa notificación y cumplimiento de las obligaciones financieras pendientes hasta la fecha de corte.
Firma digital y exoneración de responsabilidad
La firma digital es el mecanismo técnico y legal que garantiza integridad, autenticidad y no repudio de los documentos electrónicos procesados a través del proveedor.
Cuando KIAI suministra los certificados como parte del paquete contratado, el consumidor lo autoriza expresa e irrevocablemente a implementar y estampar dicha firma en las facturas y documentos electrónicos, para otorgarles plena validez jurídica ante la DIAN y terceros.
Si el consumidor dispone de su propio certificado emitido por una entidad de certificación digital acreditada por el ONAC, KIAI realiza la adaptación técnica dentro de su infraestructura. En ese escenario el consumidor asume la responsabilidad exclusiva sobre vigencia, custodia y contenido de la firma.
El consumidor exonera de forma expresa, inequívoca y permanente a KIAI de cualquier responsabilidad civil, penal, tributaria o administrativa, así como de reclamaciones de terceros que surjan por la implementación, uso o contenido de la firma digital en los documentos emitidos. KIAI actúa exclusivamente como facilitador tecnológico para el estampado de la firma.
Cuando el consumidor utilice la firma o certificado de KIAI para suscribir sus documentos, declara que se emplea únicamente para cumplir los requisitos esenciales de la factura electrónica; el titular de la firma no es responsable por la veracidad, exactitud o legalidad de la información consignada. El consumidor mantendrá indemne a KIAI frente a sanciones derivadas de errores en la información facturada, suplantación de identidad por descuido en las credenciales o uso indebido del certificado.
Terminación, suspensión y datos al cierre
Causales de terminación
Al tratarse de suscripciones con vigencia mensual, pueden finalizarse sin penalidades por cancelación anticipada, pero tampoco dan derecho al reembolso de valores ya pagados o causados. La terminación no extingue la obligación de sanear saldos pendientes en favor de KIAI o del aliado.
Causales de suspensión
KIAI o el aliado envían notificación electrónica antes de ejecutar la suspensión, salvo la suspensión por falta de pago al vencimiento del término con recargo, que opera de manera automática.
Finalizado el vínculo contractual por cualquier causa, KIAI mantiene la información del consumidor por un periodo máximo de noventa (90) días calendario. Durante ese plazo el consumidor puede solicitar formalmente la entrega de su información por escrito; KIAI la entrega en un archivo plano con la estructura técnica que arroje el sistema al momento de la extracción. Transcurrido el plazo sin solicitud expresa, KIAI queda facultado para eliminar los datos de forma definitiva de sus servidores.
Garantía
KIAI garantiza exclusivamente que los servicios contratados operarán conforme al Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS/SLA) y cumplirán las especificaciones técnicas descritas en la oferta comercial vigente durante el periodo de suscripción.
Exclusiones
Fallos ocasionados por violación de la Política de Uso Aceptable, abuso de funcionalidades o uso contrario al contrato, a las guías de usuario o a la documentación técnica publicada.
Fallas en nodos de internet, ataques cibernéticos masivos, interrupciones de proveedores de infraestructura de nube ajenos a KIAI o actos de autoridad.
Hardware obsoleto, sistemas operativos no compatibles, navegadores desactualizados o conectividad deficiente del consumidor.
La garantía no aplica a versiones preliminares, ofertas limitadas o servicios gratuitos, entregados bajo disponibilidad según estado actual y sin compromiso de desempeño.
Problemas derivados de la interacción del software con aplicaciones, scripts o desarrollos de terceros hechos sin supervisión técnica o autorización expresa de KIAI.
Defensa frente a reclamaciones e indemnidad
El consumidor se obliga a defender, indemnizar y mantener indemne a KIAI, sus directivos y aliados frente a cualquier reclamación, demanda, litigio o requerimiento administrativo de terceros que se derive de:
Las partes deben notificarse mutuamente de manera inmediata, en plazo no mayor a tres (3) días hábiles, tras conocer cualquier reclamación judicial o extrajudicial relacionada. El consumidor asume la totalidad de los costos de defensa, honorarios legales y condenas económicas que llegaren a causarse.
Limitación de responsabilidad
La responsabilidad total de KIAI por cualquier reclamación derivada de los servicios SaaS no excederá el importe total efectivamente pagado por el consumidor durante los últimos seis (6) meses de vigencia del contrato.
Para servicios gratuitos, periodos de prueba o versiones beta, la responsabilidad se limita a daños directos debidamente probados y hasta un máximo de un (1) SMLMV.
Atención al cliente y gestión de reclamaciones
KIAI pone a disposición un área especializada de atención al cliente para canalizar peticiones de información, quejas, reclamos (PQR) o reportar incidentes técnicos. El soporte técnico se rige estrictamente por las métricas y tiempos definidos en los ANS/SLA integrados a este documento.
Las reclamaciones deben formalizarse en un plazo máximo de un (1) mes desde que el consumidor conoce el hecho que las motiva, por escrito a la dirección de notificaciones judiciales de KIAI o a través de los canales digitales dispuestos en el documento de ANS.
Gestionada la reclamación, KIAI informa la solución adoptada por el mismo medio de recepción. Se entiende solucionada satisfactoriamente si, tras la respuesta, el consumidor no manifiesta inconformidad o consulta adicional sobre el mismo tema en un plazo de cuarenta y ocho (48) horas.
El consumidor autoriza expresamente a KIAI para realizar ajustes, actualizaciones o parches técnicos en el software, derivados de reclamaciones propias o de terceros, con el objetivo de optimizar la estabilidad, seguridad y funcionalidad del ecosistema.
Acuerdos de niveles de servicio (ANS)
Tiempo de disponibilidad objetivo de las plataformas de KIAI en condiciones operativas normales, incluida Facturación Electrónica y servicios complementarios. El 1% restante se reserva para ventanas de mantenimiento y contingencias técnicas.
Exclusiones de disponibilidad
KIAI se reserva el derecho de realizar mantenimiento, actualización o reestructuración en cualquier momento. Puede actuar sin previo aviso en emergencias de seguridad, pero procurará informar con antelación razonable mediante avisos en plataforma o correo electrónico.
Se garantiza el acceso a los usuarios al día con sus obligaciones financieras a través de los dominios oficiales: facturacion.kiai.co/integrador, facturacion.kiai.co/portal y sus entornos de demostración (demo.facturacion.kiai.co). Fallos derivados del tipo de conexión, la configuración local del equipo o la red local del consumidor no constituyen incumplimiento contractual.
Propiedad intelectual y confidencialidad
KIAI S.A.S. es el único y exclusivo titular de todos los derechos de propiedad intelectual —especialmente los derechos patrimoniales de autor— sobre el ecosistema de soluciones digitales, el software, los códigos fuente, las interfaces, las metodologías y los productos asociados. Cualquier derecho intangible, moral, licencia, patente o de propiedad industrial derivado de la plataforma pertenece exclusivamente a KIAI.
Queda terminantemente prohibida cualquier reproducción, comunicación pública, transformación o distribución no autorizada de la plataforma. Todos los contenidos están protegidos por la legislación nacional e internacional vigente; cualquier uso no autorizado constituye una violación grave a estos términos y faculta a KIAI para iniciar las acciones legales, civiles y penales correspondientes.
KIAI y sus aliados se obligan a mantener estricto secreto profesional sobre los datos del consumidor a los que accedan en virtud del servicio. El compromiso se extiende a todo el personal de la organización y subsiste durante la vigencia de la relación contractual y hasta por dos (2) años después de su finalización. La información se trata exclusivamente para los fines del objeto de la plataforma y el cumplimiento de obligaciones legales.
Régimen de cesión y cambio de control
El consumidor no podrá ceder, total ni parcialmente, su posición contractual, derechos u obligaciones sin el consentimiento previo, expreso y por escrito de KIAI. KIAI y sus aliados sí podrán ceder el contrato en cualquier momento a una organización principal, filial, inversionista o sucesor por fusión, adquisición o cualquier otro mecanismo de reorganización empresarial, situación que el consumidor reconoce y acepta de manera anticipada.
Cualquier cambio de control, real o propuesto, que resulte en que un competidor directo de KIAI posea o controle, directa o indirectamente, el cincuenta por ciento (50%) o más de la participación accionaria o el control administrativo del consumidor, faculta a KIAI para resolver el contrato de forma inmediata y unilateral sin lugar a indemnizaciones. Cualquier intento de cesión que contravenga esta cláusula será nulo de pleno derecho.
Origen de ingresos
Las partes declaran, bajo la gravedad del juramento, que los recursos utilizados para la ejecución del contrato, así como sus ingresos y activos, provienen de actividades lícitas y no guardan relación con el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Manifiestan no estar reportadas en listados de prevención nacionales o internacionales —como la lista OFAC o similares— ni haber incurrido en conductas de conversión o movimiento de activos ilícitos.
Es causal de terminación inmediata y unilateral, sin lugar a indemnización, la inclusión del consumidor, sus socios, accionistas, administradores o beneficiarios reales en listas administradas por la OFAC del Departamento del Tesoro de los EE. UU., las Naciones Unidas u otras listas de control de riesgos; ser objeto de investigaciones formales, sindicaciones o condenas por narcotráfico, lavado de activos, financiación del terrorismo o delitos contra la administración pública; o que sus recursos provengan de actividades tipificadas como ilícitas por el ordenamiento jurídico colombiano.
El consumidor reconoce que KIAI, en cumplimiento de sus políticas de debida diligencia y a través de sus herramientas de verificación, podrá realizar monitoreos periódicos sobre su situación legal y la de sus vinculados.
Datos personales, cookies e imagen corporativa
Al adquirir cualquier plan del ecosistema KIAI, el consumidor autoriza de manera expresa, voluntaria e informada la recolección, almacenamiento, procesamiento y consulta de los datos personales suministrados o generados, conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, para: ejecutar y mantener la relación comercial —facturación, gestión contable y soporte técnico—; adelantar gestiones de cobro prejudicial o judicial; compartir información con terceros aliados para fines operativos, comerciales y de verificación de identidad; y cumplir requerimientos de autoridades públicas. Los derechos de acceso, rectificación y supresión se ejercen por comunicación escrita a los canales oficiales.
KIAI utiliza herramientas de analítica avanzada, funciones publicitarias de terceros y audiencias de marketing para optimizar sus servicios y campañas. Mediante cookies e identificadores propios y de terceros recopila datos de uso —duración de sesiones, preferencias de configuración y datos demográficos agregados de origen, sexo y edad— para reconocer los ajustes del usuario y personalizar su interacción, además de análisis internos de tendencias de participación y tiempos de uso.
El consumidor acepta que KIAI podrá suministrar, transferir y compartir datos del giro ordinario del negocio con empresas aliadas, filiales o vinculadas, en Colombia o en el exterior, con fines comerciales y de prospección. Conserva el derecho de solicitar en cualquier momento el cese de la transferencia a terceros con fines comerciales, mediante solicitud escrita a hola@kiai.co.
El consumidor autoriza el uso de su imagen corporativa —logotipo, imagen e información contenida en el sitio web— en los medios técnicos actuales y futuros, sin límite temporal. Las partes acuerdan que en ningún caso KIAI podrá usar esa imagen en actividades que contraríen el buen nombre y la dignidad del consumidor, ni divulgarla en canales que carezcan de un fin lícito.
Anexos, notificaciones y ley aplicable
Hacen parte integral de todo contrato: el Plan de documentos electrónicos, servicios complementarios y tarifas (Anexo 1) y los Acuerdos de Niveles de Servicio (Anexo 2).
Sabaneta, Antioquia
Indemnidad. El consumidor mantendrá indemne a KIAI y a sus aliados comerciales frente a cualquier reclamación, demanda, investigación o acción legal derivada del uso de los servicios SaaS por parte suya, de sus dependientes o de sus usuarios finales, asumiendo los trámites técnicos, jurídicos y económicos necesarios para la defensa de KIAI, incluidos honorarios legales, costas procesales y sumas derivadas de arreglos directos, conciliaciones o sentencias. Cualquier erogación que KIAI deba realizar por causas imputables al consumidor será reintegrada en su totalidad, actualizada al valor presente.
Legislación y jurisdicción. El contrato se rige por las leyes de Colombia. Esta elección no impide que cualquiera de las partes solicite, en la jurisdicción que corresponda, medidas cautelares en relación con la infracción de sus derechos de propiedad intelectual e industrial.
Fuerza mayor. Cuando una de las partes deba suspender el servicio por fuerza mayor o caso fortuito debidamente probado, notificará inmediatamente a la otra señalando la causa, a fin de convenir la adecuación de las actividades o del contrato a las nuevas circunstancias, tanto en precio como en vigencia.
El contrato se entiende perfeccionado desde el momento en que el consumidor de nube marca la opción «ACEPTO», en virtud de ser un contrato de adhesión, dejándose constancia de que es conocido y redactado en términos claros y comprensibles.