Términos y Condiciones

KIAI S.A.S. es una sociedad comercial legalmente constituida, con domicilio principal en el municipio de Sabaneta, Antioquia, registrada en la Cámara de Comercio de Aburrá Sur e identificada con el NIT. 901.337.751 – 9.

KIAI S.A.S. actúa en calidad de PROVEEDOR DE NUBE, siendo el único titular, desarrollador, comercializador y operador de la plataforma y el ecosistema de productos denominados bajo la marca “KIAI”. Lo anterior incluye, de manera enunciativa más no limitativa, servicios de Facturación Electrónica, Nómina Electrónica, Documentos Soporte y servicios de cumplimiento tales como Verificación en Listas Restrictivas y debida diligencia.

En el ejercicio de su objeto social, KIAI S.A.S. se encuentra facultado para comercializar sus servicios de manera directa o a través de terceros bajo esquemas de Marca Blanca, API o integraciones personalizadas. En estos casos, KIAI S.A.S. conservará la propiedad intelectual y la operación técnica, mientras que la relación comercial con los ALIADOS Y/O CLIENTES se regirá por los acuerdos individuales que para tal efecto se suscriban.

Los presentes términos constituyen las condiciones generales de uso y privacidad para la totalidad del ecosistema de servicios actuales y aquellos que se integren en el futuro. Estas condiciones se consideran parte integrante de cualquier documento denominado “Plan de Documentos Electrónicos”, “Propuesta Comercial” o “Servicios Complementarios y Tarifas”, los cuales se adhieren al presente texto como anexos vinculantes.

Los presentes términos y condiciones mantendrán su plena vigencia mientras persista la relación contractual entre las partes o mientras el CONSUMIDOR DE NUBE mantenga acceso a las infraestructuras digitales del PROVEEDOR.

• Acuerdo Comercial o Contrato Específico: Documento, formulario de registro o aceptación digital que detalla las condiciones particulares de la suscripción, tales como servicios contratados, capacidad, tarifas y vigencia específica.
• Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS / SLA): Compromisos técnicos y tiempos de respuesta garantizados por el PROVEEDOR para la gestión y resolución de solicitudes o incidencias técnicas reportadas por el CONSUMIDOR DE NUBE.
• Computación en la Nube: Modelo tecnológico que permite el acceso bajo demanda a un conjunto compartido de recursos computacionales configurables (redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones y servicios) con un mínimo esfuerzo de gestión por parte del CONSUMIDOR.
• Consumidor de Nube: Persona natural o jurídica que, en virtud de una relación comercial directa o a través de un Aliado, accede y utiliza los servicios del ecosistema digital de KIAI.
• Datos del Consumidor de Nube: Toda la información, registros, archivos o metadatos que el CONSUMIDOR (o sus usuarios autorizados) cargue, procese o almacene en la infraestructura proporcionada por KIAI.
• Detalles de la Oferta: Especificaciones técnicas y comerciales relativas a precios, planes de documentos, capacidades de procesamiento y términos financieros vinculados a una suscripción específica.
• Día: Se entiende como día calendario, a menos que se especifique expresamente en el contrato que se trata de días hábiles.
• Ecosistema de Software KIAI: Conjunto integral de soluciones digitales desarrolladas, comercializadas u operadas por KIAI S.A.S., que incluyen, entre otros: Facturación Electrónica, Nómina Electrónica, Verificación en Listas Restrictivas (KIAI Verify), Firma Electrónica, gestión de RIPS y servicios complementarios.
• Horario de Atención: Periodo de disponibilidad del equipo de soporte técnico para la recepción y trámite de solicitudes, definido en el Acuerdo de Niveles de Servicio aplicable a la modalidad contratada, el cual hace parte integral del contrato suscrito entre las partes. En todos los casos la atención se presta de lunes a viernes, en hora oficial de la República de Colombia (GMT-5), sin atención en sábados, domingos ni días festivos en Colombia. Los tiempos señalados en los presentes Términos y Condiciones y en el Acuerdo de Niveles de Servicio se expresan en horas hábiles; el tiempo transcurrido fuera del horario de atención no se contabiliza.
• Periodo de Vigencia: Duración de la suscripción al servicio, la cual tendrá un término mínimo de un (1) mes, renovable según lo pactado en el Acuerdo Comercial.
• Período de Conservación: Tiempo durante el cual los documentos electrónicos emitidos a través de la plataforma permanecen disponibles para consulta, descarga y reenvío por parte del CONSUMIDOR DE NUBE. El período incluido en los planes es de doce (12) meses; los períodos superiores se contratan como servicio adicional.
• Proveedor de Nube: Se refiere exclusivamente a KIAI S.A.S., entidad responsable de poner a disposición los servicios, gestionar la infraestructura informática, ejecutar el software y entregar las soluciones digitales al CONSUMIDOR a través de la red.
• Software como Servicio (SaaS): Capacidad tecnológica proporcionada por KIAI S.A.S. que permite al CONSUMIDOR utilizar las aplicaciones del PROVEEDOR bajo una infraestructura en la nube, accesible desde diversos dispositivos mediante interfaces web o protocolos de integración (API).
• Términos y Condiciones: El presente documento marco que establece las disposiciones generales, derechos, obligaciones y políticas de uso para la prestación de servicios tecnológicos por parte de KIAI S.A.S.
• Versiones Preliminares (Beta): Funcionalidades o características previas al lanzamiento oficial ofrecidas de manera temporal para evaluación. Estas versiones pueden tener condiciones de estabilidad limitadas y se ponen a disposición para recibir retroalimentación del CONSUMIDOR.

Para todos los efectos legales, las Partes aceptan que la prestación de los servicios se rige bajo el modelo de Software como Servicio (SaaS) y Computación en la Nube. El acceso a las soluciones del PROVEEDOR implica la aceptación de las condiciones generales aquí definidas, así como de las estipulaciones particulares contenidas en su respectivo Acuerdo Comercial o Contrato Específico.

Bajo esta modalidad, el CONSUMIDOR DE NUBE accede a las herramientas tecnológicas configuradas en la infraestructura de KIAI S.A.S., ya sea mediante la interfaz web oficial de KIAI, protocolos de integración (API) o interfaces personalizadas en acuerdos de Marca Blanca.

a. Derecho de uso. KIAI S.A.S. otorga al CONSUMIDOR un derecho de uso personal, temporal, revocable y no exclusivo sobre sus soluciones digitales, condicionado a la vigencia de la relación contractual y al pago oportuno de las tarifas pactadas. Bajo ninguna circunstancia se entenderá que existe una cesión, total o parcial, de los derechos de propiedad intelectual, derechos de autor o propiedad industrial sobre el software, código fuente o metodologías propiedad de KIAI S.A.S.

b. Uso aceptable. El CONSUMIDOR se obliga a utilizar los servicios exclusivamente para los fines previstos en el Acuerdo Comercial. Queda terminantemente prohibido:

• Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar descifrar el código fuente.
• Reproducir, duplicar o vulnerar las limitaciones técnicas y medidas de seguridad del software.
• Desactivar o alterar los mecanismos de control de uso y licenciamiento.
• Alquilar, prestar, revender o sublicenciar los servicios a terceros, salvo que medie un contrato expreso de Marca Blanca o Alianza Comercial suscrito con KIAI S.A.S.

c. Usuarios Finales. El CONSUMIDOR controlará de forma exclusiva el acceso de sus Usuarios Finales y será el único responsable por las actuaciones que estos realicen en la plataforma. El CONSUMIDOR garantiza que sus usuarios cumplirán con las políticas de uso aceptable, siendo solidariamente responsable por cualquier daño o perjuicio derivado del uso indebido de la herramienta.

d. Propiedad y Responsabilidad de los Datos: El CONSUMIDOR es el titular y único responsable del contenido de los datos cargados o procesados en el software. Deberá garantizar que cuenta con todas las autorizaciones legales (especialmente en materia de Protección de Datos Personales - Ley 1581 de 2012) necesarias para que KIAI S.A.S. procese la información. KIAI S.A.S. no asume obligaciones sobre la veracidad o legalidad de los datos suministrados por el CONSUMIDOR o sus clientes.

e. Responsabilidad de sus Credenciales de acceso. El CONSUMIDOR es responsable absoluto de la confidencialidad de sus credenciales de acceso. Cualquier actividad realizada bajo su usuario y contraseña se presumirá válida, autorizada y vinculante para el CONSUMIDOR.

• Se recomienda el cambio de contraseña al menos cada 50 días.
• La contraseña deberá tener una longitud mínima de 6 caracteres.
• El CONSUMIDOR deberá reportar inmediatamente al equipo de soporte de KIAI S.A.S. cualquier sospecha de vulneración de seguridad o uso no autorizado.

f. Versiones Preliminares (BETA): KIAI S.A.S. podrá poner a disposición funciones en fase de prueba. Estas se suministran "tal cual", sin garantías de disponibilidad ni cumplimiento de niveles de servicio (SLA). El PROVEEDOR podrá modificar o retirar estas funciones en cualquier momento sin previo aviso.

g. Presunción de Autorización (Control del Administrador): KIAI S.A.S. presumirá que cualquier comunicación o solicitud de servicio recibida desde una cuenta de correo electrónico asociada al dominio o registro del CONSUMIDOR proviene de un representante autorizado, sin necesidad de validaciones adicionales.

h. Requerimientos Técnicos: Para la operatividad óptima de los servicios (especialmente en Facturación Electrónica y KIAI Verify), el CONSUMIDOR deberá contar con el hardware y software compatible indicado por el PROVEEDOR. El licenciamiento de herramientas de terceros necesarias para el acceso corre por cuenta del CONSUMIDOR.

i. Indemnidad en la Gestión de Información: La exportación, importación y uso de la información procesada a través del ecosistema KIAI es responsabilidad exclusiva del CONSUMIDOR. Este mantendrá a KIAI S.A.S. indemne frente a cualquier reclamación administrativa, judicial o extrajudicial derivada del manejo de la información obtenida mediante los servicios contratados.

II - A Ofertas de Suscripción disponibles. Para la prestación de los servicios de Computación en la Nube bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS), KIAI S.A.S., en su calidad de PROVEEDOR DE NUBE, dispone de diversas ofertas comerciales y planes de suscripción. Dichas ofertas estarán publicadas y actualizadas en el portal web oficial www.kiai.co (y sus subdominios asociados como facturacion.kiai.co), el cual contendrá las características técnicas, alcances y valores vigentes. Las Partes reconocen y aceptan que los precios y planes están sujetos a variaciones del mercado o ajustes normativos, y solo adquirirán carácter vinculante una vez sean seleccionados y aceptados de manera expresa por el CONSUMIDOR DE NUBE, aplicándose a partir de ese momento las condiciones específicas derivadas de dicho acuerdo de voluntades.

II-B Solicitud del servicio en la modalidad SaaS

(i) Al momento de solicitar el acceso inicial o realizar una ampliación del término en la modalidad SaaS, el CONSUMIDOR DE NUBE manifiesta su aceptación integral sobre los detalles publicados en la plataforma web o aquellos especificados en la cotización formal y/o condiciones comerciales vigentes al momento de la renovación o modificación del plan elegido. El CONSUMIDOR DE NUBE está plenamente facultado para realizar solicitudes de servicio extendidas a sus agencias, sucursales y/o filiales bajo el marco de los presentes Términos y Condiciones, pudiendo concederles derechos administrativos para la gestión operativa del servicio. Al otorgar dichos derechos, las agencias o sucursales quedan obligadas al cumplimiento estricto de este documento, y el CONSUMIDOR DE NUBE acepta ser solidariamente responsable por cualquier acción, omisión o uso indebido que dichas entidades realicen en relación con los servicios prestados por KIAI S.A.S.

(ii) Ciertas ofertas permiten al CONSUMIDOR DE NUBE modificar la escala o cantidad de servicios contratados durante el periodo de vigencia. Los servicios que excedan el paquete o plan inicialmente seleccionado deberán ser adquiridos bajo el concepto de "Servicios Adicionales" o "Consumo Excedente". El término de vigencia de estos adicionales podrá no estar atado a la anualidad o mensualidad del contrato principal, por lo cual es responsabilidad exclusiva del CONSUMIDOR DE NUBE identificar la fecha de expiración o corte de cada servicio adicional contratado.

II-C Precios, pago y formas de pago

El precio y la ejecución de los pagos se regirán estrictamente por los detalles de la oferta de suscripción seleccionada, bajo las siguientes condiciones generales:

Precios por Documentos y Notificaciones: Para la operatividad en el ecosistema de documentos electrónicos, el CONSUMIDOR DE NUBE seleccionará un plan donde se establece un rango de documentos y un valor unitario. Se aplicará el modelo de pago por consumo efectivo mensual. Si el CONSUMIDOR DE NUBE emite o procesa un número de documentos superior al contemplado en su plan base, el valor final a pagar se ajustará automáticamente al rango del plan que comprenda el volumen real ejecutado, según las tarifas vigentes a la fecha de facturación publicadas en la web oficial.

Planes Complementarios y Ecosistema: Para servicios adicionales (como verificación en listas, firmas o módulos especializados), el CONSUMIDOR DE NUBE deberá optar por los planes publicados en el portal de KIAI. Estos servicios cuentan, por regla general, con una vigencia de treinta (30) días calendario contados desde su adquisición, salvo pacto en contrario.

Actualización de Precios: El valor pactado en una Orden de Servicio pagada por anualidad anticipada permanece en firme durante los doce (12) meses cubiertos por ese pago, sin ajuste alguno dentro de ese período, ni siquiera al cambio de año calendario. El reajuste se aplica únicamente en cada renovación, tomando como referencia el Índice de Precios al Consumidor (IPC) del año inmediatamente anterior más dos (2) puntos porcentuales, sobre las tarifas vigentes de KIAI S.A.S. a la fecha de la renovación. KIAI S.A.S. informará el nuevo valor con una antelación no inferior a treinta (30) días calendario al vencimiento de la vigencia en curso. Para las suscripciones de periodicidad mensual, el reajuste se aplica a partir del 1 de enero de cada año con el mismo tope de IPC más dos (2) puntos.

Condiciones de pago

El precio y la ejecución de los pagos se regirán estrictamente por los detalles de la oferta de suscripción seleccionada, bajo las siguientes condiciones generales:

• Medios y Pasarelas de Pago: KIAI S.A.S. pone a disposición del CONSUMIDOR DE NUBE diversas opciones para el cumplimiento de sus obligaciones financieras, incluyendo transferencias bancarias y el uso de pasarelas de pago integradas en la plataforma. El CONSUMIDOR podrá realizar la renovación de sus planes de manera ágil a través del botón de pago dispuesto en su panel administrativo, el cual se habilitará automáticamente al detectarse el vencimiento del periodo contratado o el agotamiento del paquete de documentos.
• Pago sin recargo: El pago de la suscripción o renovación deberá realizarse dentro de los cinco (5) días calendario posteriores a la emisión y envío de la factura o al aviso de vencimiento del plan en plataforma.
• Pago con recargo y Suspensión: Si el pago no se efectúa en el plazo anterior, se generarán intereses de mora a la tasa máxima legal permitida por la Superintendencia Financiera. Si transcurren cinco (5) días adicionales sin verificarse el pago a través de la pasarela o medios tradicionales, KIAI S.A.S. procederá a la suspensión inmediata del servicio. La reactivación del mismo tendrá un sobrecosto administrativo de QUINCE MIL PESOS M/L ($15.000) más los impuestos a que haya lugar.

Dado que el servicio opera primordialmente bajo un esquema de pago mensual basado en el consumo del periodo anterior, el CONSUMIDOR DE NUBE renovará su suscripción de manera tácita y sucesiva mediante el pago efectivo de la factura correspondiente. El ecosistema de servicios de KIAI S.A.S. no exige un periodo de permanencia mínima obligatoria, permitiendo al CONSUMIDOR DE NUBE dar por terminado el vínculo contractual en cualquier momento, previa notificación y cumplimiento de las obligaciones financieras pendientes hasta la fecha de corte.

Las Partes reconocen que los servicios de computación en la nube (SaaS) se encuentran actualmente excluidos de IVA, de conformidad con el numeral 21 del Artículo 476 del Estatuto Tributario. No obstante, si en virtud de una reforma legislativa o cambio en la interpretación normativa el servicio pasare a ser gravado, el valor del servicio se incrementará automáticamente en el porcentaje correspondiente al impuesto a partir de la vigencia de la norma. Asimismo, si el servicio de nube es empaquetado con otros servicios gravados que desvirtúen la exclusión, se aplicará el régimen tributario que corresponda según la ley vigente.

La firma digital es el mecanismo técnico y legal que garantiza la integridad, autenticidad y no repudio de los documentos electrónicos procesados a través del PROVEEDOR. Respecto a su implementación, se establecen las siguientes condiciones:

Firma Provista por KIAI: En los casos en que KIAI S.A.S. suministre los certificados de firma digital como parte del paquete contratado por el CONSUMIDOR DE NUBE, este último autoriza de manera expresa e irrevocable a KIAI S.A.S. para implementar y estampar dicha firma en las facturas y documentos electrónicos generados, con el fin de otorgarles plena validez jurídica ante la DIAN y terceros.

Firma Provista por el Consumidor: En los eventos en que el CONSUMIDOR DE NUBE disponga de su propia firma digital o certificado emitido por una entidad de Certificación Digital acreditada por el ONAC, KIAI S.A.S. procederá a la adaptación técnica de dicho certificado dentro de su infraestructura. En este escenario, el CONSUMIDOR DE NUBE asume la responsabilidad exclusiva sobre la vigencia, custodia y contenido de dicha firma.

Cláusula de Exoneración de Responsabilidad: El CONSUMIDOR DE NUBE exonera de forma expresa, inequívoca y permanente a KIAI S.A.S. de cualquier tipo de responsabilidad civil, penal, tributaria o administrativa, así como de reclamaciones de terceros que llegaren a surgir por la implementación, uso o contenido de la firma digital en los documentos emitidos. KIAI S.A.S. actúa exclusivamente como un facilitador tecnológico para el estampado de la firma.

Firma por Representación o Mandato: Cuando el CONSUMIDOR DE NUBE opte por utilizar la firma digital o certificado de KIAI S.A.S. para suscribir sus documentos electrónicos (bajo las figuras legales que la normativa tributaria permita), declara que dicha firma se utiliza únicamente para efectos de cumplir con los requisitos esenciales de la factura electrónica. Por consiguiente, el titular de la firma (KIAI S.A.S.) no es, bajo ningún concepto, responsable por la veracidad, exactitud o legalidad de la información consignada por el CONSUMIDOR DE NUBE en los campos del documento.

Indemnidad: El CONSUMIDOR DE NUBE mantendrá indemne a KIAI S.A.S. frente a cualquier sanción impuesta por autoridades competentes derivada de errores en la información facturada, suplantación de identidad por descuido en las credenciales o cualquier uso indebido del certificado de firma digital dentro de la plataforma.

• Terminación: Las estipulaciones contempladas en el presente instrumento y sus anexos se darán por terminadas ante la ocurrencia de cualquiera de los siguientes eventos:
• Vencimiento del Plazo: Por la culminación de los servicios contratados según el objeto soportado en el acuerdo comercial y/o por el vencimiento de la vigencia del paquete u oferta adquirida por el CONSUMIDOR DE NUBE.
• Voluntad del Consumidor: El CONSUMIDOR DE NUBE podrá dar por terminado el presente contrato en cualquier momento durante su periodo de vigencia. Para ello, deberá remitir una notificación escrita y proceder con el pago de todos los importes adeudados, causados y vencidos de manera previa a la terminación.
• Incumplimiento por Seguridad Informática: En caso de que KIAI S.A.S. detecte que el CONSUMIDOR DE NUBE utiliza su cuenta para la transmisión de programas maliciosos (virus, malware, spyware, troyanos o similares), o realice actividades que comprometan la integridad, disponibilidad y confidencialidad del ecosistema digital de KIAI o perjudiquen a terceros.

Para la aplicación de lo anterior, se tendrán en cuenta las siguientes reglas específicas:

• Al tratarse de suscripciones con vigencia mensual, estas podrán finalizarse sin lugar a penalidades por cancelación anticipada, pero tampoco darán derecho al reembolso de valores ya pagados o causados. La terminación no extingue la obligación del CONSUMIDOR DE NUBE de sanear cualquier saldo pendiente en favor de KIAI S.A.S. y/o el ALIADO.

b. Suspensión: KIAI S.A.S. y/o el ALIADO comercial, estarán facultados para suspender de manera indefinida el acceso al servicio en modalidad SaaS cuando se presente alguna de las siguientes causales:

• Protección de Datos: Cuando sea razonablemente necesario para evitar el acceso no autorizado o la vulneración de los Datos del Usuario Final.
• Mora en el Pago: Cuando el CONSUMIDOR DE NUBE no realice el pago de las facturas debidas dentro de los cinco (5) días posteriores al vencimiento del periodo "sin recargo", según lo establecido en las condiciones comerciales.
• Incumplimiento de Políticas: Cuando el CONSUMIDOR DE NUBE contravenga la Política de Uso Aceptable, las limitaciones técnicas del software o cualquier cláusula establecida en los presentes Términos y Condiciones.

En los eventos de suspensión, se aplicarán las siguientes condiciones:

• Notificación de Suspensión: KIAI S.A.S. y/o el ALIADO enviarán una notificación electrónica al CONSUMIDOR DE NUBE antes de ejecutar la suspensión. Se exceptúa de este aviso previo la suspensión por falta de pago al vencimiento del término con recargo, la cual operará de manera automática según lo previsto en el numeral II-C de este documento.

C. Eliminación de Datos del Cliente: Una vez finalizado el vínculo contractual por cualquier causa, KIAI S.A.S. mantendrá la información del CONSUMIDOR DE NUBE por un periodo máximo de noventa (90) días calendario. Durante este plazo, el CONSUMIDOR DE NUBE podrá solicitar formalmente la entrega de su información mediante un comunicado escrito. KIAI S.A.S. entregará los datos en un archivo plano con la estructura técnica que arroje el sistema al momento de la extracción. Transcurrido dicho plazo sin que medie solicitud expresa, KIAI S.A.S. quedará facultado para eliminar de forma definitiva los datos de sus servidores, de acuerdo con sus políticas de depuración y protección de datos personales. Lo anterior se entiende sin perjuicio del Período de Conservación regulado en el literal D siguiente, que aplica durante la vigencia de la relación contractual.

D. Conservación y Consulta de los Documentos Electrónicos: KIAI S.A.S. mantiene los documentos electrónicos emitidos a través de la plataforma disponibles para consulta, descarga y reenvío durante un Período de Conservación de doce (12) meses, contados desde la fecha de validación de cada documento. Este período está incluido en el valor de los planes y no genera cobro adicional.

Depuración. Vencido el Período de Conservación, KIAI S.A.S. queda facultado para depurar de sus ambientes de consulta los documentos correspondientes al período cumplido. La depuración no afecta la validez jurídica ni fiscal de los documentos ya emitidos y validados, ni los registros de trazabilidad que KIAI S.A.S. deba conservar por obligación legal.

Aviso previo. KIAI S.A.S. informará al CONSUMIDOR DE NUBE, con una antelación no inferior a treinta (30) días calendario, la fecha a partir de la cual los documentos de un período determinado serán depurados, para que pueda descargarlos o contratar la conservación extendida.

Conservación extendida. El CONSUMIDOR DE NUBE que requiera un período de conservación superior a doce (12) meses deberá contratarlo como servicio adicional con el área comercial de KIAI S.A.S., escribiendo a hola@kiai.co, conforme a las tarifas vigentes al momento de la contratación.

Deber legal de conservación del CONSUMIDOR DE NUBE. LAS PARTES reconocen de manera expresa que el deber de conservar los documentos electrónicos y sus soportes por el término previsto en el artículo 632 del Estatuto Tributario corresponde al CONSUMIDOR DE NUBE en su calidad de sujeto obligado a facturar, y no a KIAI S.A.S. En consecuencia, es responsabilidad exclusiva del CONSUMIDOR DE NUBE descargar y custodiar sus documentos dentro del Período de Conservación incluido, o contratar la conservación extendida. Los documentos validados se encuentran además disponibles en los servicios informáticos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN.

KIAI S.A.S., en su calidad de PROVEEDOR DE NUBE, otorga una garantía limitada sobre sus servicios bajo las siguientes condiciones:

Alcance de la Garantía: KIAI S.A.S. garantiza exclusivamente que los servicios contratados operarán de conformidad con los términos estipulados en el Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS/SLA) y cumplirán con las especificaciones técnicas descritas en la oferta comercial vigente durante el periodo de suscripción.

Limitaciones y Exclusiones de la Garantía: La presente garantía no será aplicable, y KIAI S.A.S. quedará exonerado de cualquier responsabilidad, en los siguientes eventos:

• Uso Indebido o No Autorizado: Problemas, errores o fallos ocasionados por la violación de la Política de Uso Aceptable del ecosistema KIAI, el abuso de las funcionalidades o el uso de los servicios en modalidad SaaS de una manera contraria a la establecida en el presente contrato, en las guías de usuario o en la documentación técnica publicada.
• Fuerza Mayor o Hechos de Terceros: Situaciones derivadas de eventos que se encuentren más allá del control razonable de KIAI S.A.S. o del ALIADO, tales como fallas en los nodos de internet, ataques cibernéticos masivos, interrupciones en los servicios de proveedores de infraestructura de nube ajenos a KIAI, o actos de autoridad.
• Incumplimiento de Requisitos Técnicos: Inoperatividad o deficiencias causadas por el incumplimiento de los requisitos tecnológicos mínimos por parte del CONSUMIDOR DE NUBE (tales como hardware obsoleto, sistemas operativos no compatibles, navegadores desactualizados o conectividad deficiente).
• Versiones Preliminares u Ofertas: La garantía no aplica bajo ninguna circunstancia a las Versiones Preliminares (BETA), Ofertas Limitadas o servicios gratuitos, los cuales se entregan bajo la condición de "disponibilidad según estado actual" sin compromiso de desempeño específico.
• Integraciones de Terceros: Problemas derivados de la interacción del software de KIAI con aplicaciones, scripts o desarrollos de terceros realizados por el CONSUMIDOR DE NUBE sin la supervisión técnica o autorización expresa de KIAI S.A.S.

El CONSUMIDOR DE NUBE se obliga a defender, indemnizar y mantener indemne a KIAI S.A.S., así como a sus directivos y aliados, frente a cualquier reclamación, demanda, litigio o requerimiento administrativo interpuesto por terceros que se derive de:

• Infracción de Propiedad Intelectual: Alegaciones de que los datos, contenidos, marcas o soluciones integradas por el CONSUMIDOR DE NUBE (directa o indirectamente) infringen derechos de patente, derechos de autor, propiedad industrial o secretos empresariales de terceros.
• Protección de Datos: Reclamaciones derivadas del tratamiento indebido de datos personales o vulneración de las bases de datos por parte del CONSUMIDOR DE NUBE o sus Usuarios Finales.
• Incumplimiento de Políticas: Cualquier acción legal que surja a raíz de la infracción de la Política de Uso Aceptable del ecosistema digital de KIAI.
• Procedimiento: Las Partes deberán notificarse mutuamente de manera inmediata, y en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles, tras tener conocimiento de cualquier reclamación judicial o extrajudicial relacionada con esta sección. El CONSUMIDOR DE NUBE asumirá la totalidad de los costos de defensa, honorarios legales y cualquier condena económica que llegare a causarse.

Las Partes acuerdan establecer límites razonables a la responsabilidad económica derivada de la prestación de servicios tecnológicos, bajo las siguientes reglas:

Límite Cuantitativo: En ningún caso la responsabilidad total de KIAI S.A.S. por cualquier reclamación derivada de los servicios en modalidad SaaS excederá el importe total efectivamente pagado por el CONSUMIDOR DE NUBE durante los últimos seis (6) meses de vigencia del contrato.

Servicios Gratuitos y Versiones Beta: Para los servicios proporcionados de forma gratuita, en periodo de prueba o versiones BETA, la responsabilidad de KIAI S.A.S. se limitará exclusivamente a daños directos debidamente probados y hasta un monto máximo de un (1) Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV).

a. Canales de Atención: KIAI S.A.S., en su calidad de PROVEEDOR DE NUBE, pone a disposición del CONSUMIDOR DE NUBE un área especializada de atención al cliente. A través de esta unidad, el CONSUMIDOR podrá canalizar peticiones de información, quejas, reclamos (PQR) o reportar incidentes técnicos. El servicio de soporte técnico en modalidad SaaS se regirá estrictamente por las métricas y tiempos de respuesta definidos en los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS/SLA) integrados en el presente documento.

b. Procedimiento y Tiempos de Reclamación: El CONSUMIDOR DE NUBE deberá formalizar sus reclamaciones en un plazo máximo de un (1) mes, contado a partir del momento en que tenga conocimiento del hecho que las motive. Las reclamaciones deberán remitirse por escrito a la dirección de notificaciones judiciales de KIAI S.A.S. (especificada en el numeral XVI) o a través de los canales digitales dispuestos en el documento de ANS.

Cierre de Requerimientos: Una vez gestionada la reclamación, KIAI S.A.S. informará al CONSUMIDOR sobre la solución adoptada por el mismo medio de recepción. Se entenderá que el requerimiento ha sido solucionado satisfactoriamente si, tras la respuesta de KIAI, el CONSUMIDOR no manifiesta inconformidad o consulta adicional sobre el mismo tema en un plazo de cuarenta y ocho (48) horas.

c. Facultad de Mejora Continua: El CONSUMIDOR DE NUBE autoriza de manera expresa a KIAI S.A.S. para realizar los ajustes, actualizaciones o parches técnicos en el software que considere convenientes. Estas intervenciones podrán derivarse de reclamaciones propias o de terceros, siempre con el objetivo de optimizar la estabilidad, seguridad y funcionalidad del ecosistema SaaS.

KIAI S.A.S. se compromete a realizar sus mejores esfuerzos técnicos para garantizar la disponibilidad de su ecosistema digital. No obstante, la prestación del servicio se sujeta a las siguientes condiciones:

Disponibilidad del Servicio: En condiciones operativas normales, las plataformas de KIAI (incluyendo Facturación Electrónica y servicios complementarios) cuentan con un tiempo de disponibilidad objetivo del 99%. El 1% restante se reserva para ventanas de mantenimiento y posibles contingencias técnicas.

Exclusiones de Disponibilidad: El CONSUMIDOR acepta que KIAI S.A.S. no garantiza la disponibilidad ininterrumpida ante eventos que escapen a su control razonable, tales como:

• Fallas en la infraestructura global de internet o en los nodos de comunicación.
• Actos de terceros, sabotaje o ataques de denegación de servicio (DDoS).
• Deficiencias en el servicio de conectividad del proveedor de internet (ISP) del CONSUMIDOR.
• Olvido o pérdida de credenciales por parte del usuario.

Mantenimiento y Reestructuración: KIAI S.A.S. se reserva el derecho de realizar labores de mantenimiento, actualización o reestructuración de sus servicios en cualquier momento. Si bien el PROVEEDOR podrá actuar sin previo aviso en casos de emergencia de seguridad, procurará informar al CONSUMIDOR con una antelación razonable mediante avisos en la plataforma o correo electrónico para mitigar impactos en la operación.

Plataformas Garantizadas: El PROVEEDOR garantiza el acceso a los usuarios que se encuentren al día con sus obligaciones financieras a través de los dominios oficiales de la organización, incluyendo: facturacion.kiai.co/integrador, facturacion.kiai.co/portal, y sus respectivos entornos de demostración o pruebas (demo.facturacion.kiai.co). Cualquier fallo derivado del tipo de conexión, configuración local del equipo del CONSUMIDOR o deficiencia del proveedor de red local no constituirá incumplimiento contractual por parte de KIAI S.A.S.

Centro de Soporte Técnico: Para cualquier requerimiento técnico, el CONSUMIDOR DE NUBE deberá comunicarse exclusivamente a través de los canales oficiales:

Correo Electrónico: hola@kiai.co / facturacion@kiai.co

Portal de Soporte: Según lo definido en el Acuerdo Comercial.

Las Partes declaran y aceptan de manera expresa que KIAI S.A.S. es el único y exclusivo titular de todos los derechos de propiedad intelectual, especialmente los derechos patrimoniales de autor, sobre el ecosistema de soluciones digitales, el software, los códigos fuente, las interfaces, las metodologías y los productos asociados objeto de estos términos. Cualquier derecho intangible, moral, licencia, patente o de propiedad industrial derivado de la plataforma pertenece exclusivamente a KIAI S.A.S. El CONSUMIDOR DE NUBE se compromete a respetar en todo momento la propiedad intelectual de KIAI, quedando terminantemente prohibida cualquier reproducción, comunicación pública, transformación o distribución no autorizada de la plataforma. Todos los contenidos están protegidos por la legislación nacional e internacional vigente; cualquier uso no autorizado constituirá una violación grave a estos términos y facultará a KIAI S.A.S. para iniciar las acciones legales, civiles y penales correspondientes para salvaguardar su titularidad.

Respecto a la información confidencial, KIAI S.A.S. y sus aliados se obligan a mantener estricto secreto profesional sobre los datos del CONSUMIDOR a los que tengan acceso en virtud del servicio. Este compromiso de confidencialidad se extiende a todo el personal de la organización y subsistirá durante la vigencia de la relación contractual y hasta por dos (2) años después de su finalización. La información del CONSUMIDOR será tratada exclusivamente para los fines destinados al objeto de la plataforma y el cumplimiento de las obligaciones legales.

El CONSUMIDOR DE NUBE no podrá ceder, total ni parcialmente, su posición contractual, derechos u obligaciones derivados de este documento sin el consentimiento previo, expreso y por escrito de KIAI S.A.S. Por su parte, KIAI S.A.S. y/o el ALIADO podrán ceder el presente contrato en cualquier momento a una organización principal, filial, inversionista o sucesor por fusión, adquisición o cualquier otro mecanismo de reorganización empresarial, situación que es reconocida y aceptada de manera anticipada por el CONSUMIDOR mediante la suscripción de este acuerdo.

Asimismo, se establece que cualquier cambio de control real o propuesto que resulte en que un competidor directo de KIAI S.A.S. posea o controle, directa o indirectamente, el cincuenta por ciento (50%) o más de la participación accionaria o el control administrativo del CONSUMIDOR DE NUBE, facultará a KIAI S.A.S. para resolver el contrato de forma inmediata y unilateral sin lugar a indemnizaciones. Cualquier intento de cesión que contravenga lo estipulado en esta cláusula será nulo de pleno derecho.

Las Partes declaran, bajo la gravedad del juramento, que tanto los recursos utilizados para la ejecución del presente contrato como sus ingresos y activos, provienen de actividades lícitas y no guardan relación con el lavado de activos o la financiación del terrorismo. En consecuencia, manifiestan que no se encuentran reportados con registros negativos en listados de prevención nacionales o internacionales (como la lista OFAC o similares), ni han incurrido en conductas de conversión o movimiento de activos ilícitos. El CONSUMIDOR DE NUBE se obliga a mantener indemne a KIAI S.A.S. y a sus aliados por cualquier perjuicio derivado de la falsedad en esta declaración.

Será causal de terminación inmediata y unilateral del contrato, sin lugar a indemnización, la inclusión del CONSUMIDOR DE NUBE, sus socios, accionistas, administradores o beneficiarios reales en cualquiera de los siguientes escenarios:

• Estar o haber sido vinculados en listas administradas por la Oficina de Control de Activos del Departamento del Tesoro de los EE. UU. (OFAC), las Naciones Unidas u otras listas de control de riesgos.
• Ser objeto de investigaciones formales, sindicaciones o condenas por delitos de narcotráfico, lavado de activos, financiación del terrorismo o delitos contra la administración pública. Que sus recursos provengan de actividades tipificadas como ilícitas por el ordenamiento jurídico colombiano.

El CONSUMIDOR reconoce que KIAI S.A.S., en cumplimiento de sus propias políticas de debida diligencia y a través de sus herramientas de verificación, podrá realizar monitoreos periódicos sobre la situación legal del CONSUMIDOR y sus vinculados.

XIII ANEXOS. Hacen parte integral de todo contrato los siguientes anexos:

• Plan de documentos electrónicos, servicios complementarios y tarifas (Anexo 1)
• Acuerdos de Niveles de Servicio (Anexo 2)

XIV DOMICILIO Y NOTIFICACIONES: El domicilio del presente contrato será la ciudad de Sabaneta y para efectos de notificaciones, deberán surtirse en las siguientes direcciones:

KIAI S.A.S.

Dirección: Cl 60B Sur #44-100, Of. 914

Teléfono: 5208243

Correo electrónico: facturacion@kiai.co

EL CONSUMIDOR DE NUBE se obliga a mantener indemne a KIAI S.A.S. y a sus aliados comerciales frente a cualquier tipo de reclamación, demanda, investigación o acción legal que pueda derivarse del uso de los servicios en modalidad SaaS por parte del CONSUMIDOR, sus dependientes o usuarios finales. En virtud de esta cláusula, el CONSUMIDOR asume la responsabilidad exclusiva de atender dichas situaciones, debiendo adelantar todos los trámites técnicos, jurídicos y económicos necesarios para la defensa de KIAI S.A.S., incluyendo el pago de honorarios legales, costas procesales y cualquier suma derivada de arreglos directos, conciliaciones o sentencias judiciales. Cualquier erogación que KIAI S.A.S. deba realizar para la protección de sus intereses por causas imputables al CONSUMIDOR deberá ser reintegrada en su totalidad por este último, debidamente actualizada al valor presente.

Al adquirir cualquier plan o servicio del ecosistema KIAI, el CONSUMIDOR DE NUBE autoriza de manera expresa, voluntaria e informada a KIAI S.A.S. para que los datos personales suministrados o generados en desarrollo de la relación contractual sean recolectados, almacenados, procesados y consultados conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Esta autorización se otorga para las siguientes finalidades: (i) ejecución y mantenimiento de la relación comercial, incluyendo procesos de facturación, gestión contable y soporte técnico; (ii) adelantar gestiones de cobro prejudicial o judicial; (iii) compartir y circular la información con terceros aliados para fines operativos, comerciales y de verificación de identidad; (iv) dar cumplimiento a requerimientos de autoridades públicas y demás finalidades estipuladas en la Política de Tratamiento de Datos de KIAI S.A.S. El titular de los datos podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación y supresión mediante comunicación escrita dirigida a los canales de atención oficial del PROVEEDOR.

KIAI S.A.S. utiliza herramientas de analítica avanzada, incluyendo funciones publicitarias de terceros y audiencias de marketing para la optimización de sus servicios y campañas dirigidas. El CONSUMIDOR acepta que su información sea tratada con fines estadísticos y de análisis de datos para mejorar la experiencia de usuario y desarrollar nuevas funcionalidades en el ecosistema digital.

Mediante la implementación de cookies e identificadores propios y de terceros, KIAI S.A.S. realizará actividades de seguimiento para recopilar datos de uso, tales como duración de las sesiones, preferencias de configuración y datos demográficos agregados (origen, sexo y edad). Estas herramientas permiten reconocer los ajustes del usuario y personalizar su interacción con la plataforma. Asimismo, KIAI podrá realizar análisis internos para determinar tendencias de participación y tiempos de uso dentro de las aplicaciones.

El CONSUMIDOR acepta que KIAI S.A.S. podrá suministrar, transferir y compartir datos derivados del giro ordinario de su negocio con empresas aliadas, filiales o vinculadas, tanto en Colombia como en el exterior, para fines comerciales y de prospección. No obstante, el usuario conserva el derecho de solicitar en cualquier momento el cese de la transferencia de sus datos a terceros para fines comerciales, mediante solicitud escrita al correo electrónico hola@kiai.co.

El CONSUMIDOR DE NUBE autoriza al uso de la imagen corporativa, en los medios técnicos conocidos en la actualidad y los que pudieran desarrollarse en el futuro, y para cualquier aplicación. Entendiéndose como imagen corporativa el logotipo, imagen e información contenida en el sitio web.

El uso de la imagen del CONSUMIDOR DE NUBE no cuenta con límite temporal, sin embrago las partes acuerdan que en ningún caso EL PROVEEDOR DE NUBE podrá hacer uso de la imagen en actividades que contraríen el buen nombre y dignidad del CONSUMIDOR DE NUBE o divulgar la misma en canales que carezcan de un fin lícito.

Este contrato se regirá por las leyes de Colombia.

Esta elección de jurisdicción no impide que cualquiera de las partes solicite, en cualquier jurisdicción que corresponda, la adopción de medidas cautelares en relación con la infracción de sus derechos de propiedad intelectual e industrial.

Cuando cualquiera de las Partes se vea obligada a suspender el servicio respectivo, debido a la ocurrencia de una fuerza mayor o caso fortuito debidamente probada, deberá notificar inmediatamente a la otra, señalando la causa de la suspensión, a fin de convenir que las actividades o el contrato celebrado, se adecuen a las nuevas circunstancias presentadas, tanto en precio como en vigencia.

El presente contrato se entiende perfeccionado una vez sea aceptado por EL CONSUMIDOR DE NUBE.