Flujo de RADIAN: del emisor al pago

Ya viste qué es RADIAN, cómo funciona y qué eventos pueden registrarse. Ahora vamos a juntar todas esas piezas en un solo recorrido: el camino completo que sigue una factura desde que se emite hasta que se paga, pasando por RADIAN cuando corresponde.

Emisor#

Todo comienza con el emisor, es decir, la empresa que vende un bien o presta un servicio y decide facturar con plazo de pago. En este punto, el emisor ya debe tener claro que, si en algún momento quiere negociar esa factura, necesitará que cumpla las condiciones de título valor y que los eventos correspondientes se registren correctamente.

Factura electrónica#

El emisor genera la factura electrónica de venta, con toda la información de la operación: bienes o servicios, valores, condiciones de pago y demás datos exigidos por la normativa. En este momento, la factura ya existe como documento tributario, sin importar todavía si terminará circulando como título valor.

Validación#

La factura pasa por el proceso de validación de la DIAN, como cualquier documento del sistema de facturación electrónica. Esta validación confirma que el documento cumple con la estructura técnica exigida y queda habilitado para continuar su curso normal.

Registro / eventos RADIAN#

Si la factura fue vendida a crédito y el emisor quiere que circule como título valor, entran en juego los eventos: el acuse de recibo de la factura, el acuse de recibo de los bienes o servicios y, cuando corresponda, la inscripción de la factura como título valor dentro de RADIAN. Este es el punto donde el proceso se conecta directamente con la plataforma administrada por la DIAN.

Aquí es también donde suelen aparecer las mayores demoras cuando el proceso se gestiona manualmente, porque depende de la respuesta oportuna del comprador y de la correcta transmisión de cada evento.

Negociación#

Con la factura correctamente registrada, el emisor puede decidir negociarla. Esto suele ocurrir cuando necesita liquidez antes de la fecha de vencimiento y opta por ceder el derecho de cobro a un tercero, típicamente una entidad de factoring, a través de un endoso registrado en RADIAN.

En este punto, la entidad que adquiere la factura consulta la información disponible para confirmar que el emisor es, en efecto, el tenedor legítimo y que no existen limitaciones sobre su circulación.

Pago#

Finalmente, llega el pago. Si la factura fue negociada, quien paga lo hace a favor del nuevo tenedor legítimo, no del emisor original. Si la factura no fue negociada, el pago se realiza directamente al emisor en la fecha pactada. En cualquiera de los dos casos, la información de pago puede quedar registrada como un evento adicional, cerrando el ciclo de vida de esa factura dentro de RADIAN.

Por qué conviene ver el proceso como un flujo completo#

Ver estas seis etapas como un flujo continuo, y no como pasos aislados, ayuda a que una empresa entienda en qué momento debe actuar y qué puede pasar si un paso se retrasa. Un acuse de recibo que tarda semanas en llegar, por ejemplo, puede retrasar toda la posibilidad de negociar esa factura cuando la empresa más lo necesita.

Conclusión#

El flujo de RADIAN, del emisor al pago, no es tan complicado como parece a primera vista: factura, validación, registro de eventos, negociación cuando aplica, y finalmente el pago. Entender este recorrido completo ayuda a que una empresa identifique con claridad en qué etapa se encuentra cada una de sus facturas y qué necesita para avanzar a la siguiente.

Automatizar cada etapa de este flujo reduce demoras y errores. Con Kiai puedes integrar la generación de eventos con tu facturación electrónica de principio a fin. Regístrate gratis en Kiai.

Preguntas frecuentes#

¿Todas las facturas pasan por todas estas etapas?

No. Solo las facturas a crédito que el emisor quiere negociar pasan por el registro y la negociación dentro de RADIAN. Una factura que no se negocia sigue un camino más corto, hasta el pago directo.

¿Cuánto tiempo toma este proceso?

Depende de la agilidad del comprador para dar los acuses de recibo y de la eficiencia del sistema utilizado para generar y transmitir los eventos correspondientes.

¿Quién recibe el pago si la factura fue negociada?

El nuevo tenedor legítimo de la factura, es decir, quien la adquirió mediante endoso, y no el emisor original.

¿Qué pasa si un evento se retrasa?

Puede retrasar la posibilidad de registrar o negociar la factura a tiempo, lo que resulta especialmente crítico si la empresa necesita liquidez con cierta urgencia.