Errores comunes al validar terceros

Casi todas las empresas que validan a sus terceros cometen, en algún momento, alguno de estos errores. Ninguno es técnico en sentido estricto: son errores de proceso, y se pueden prevenir. Conocerlos de antemano ayuda a corregirlos antes de que lo haga una auditoría.

Error 1: consultar solo al vincular#

La debida diligencia no termina con la vinculación. Las listas se actualizan y el perfil de riesgo de un tercero cambia. La norma exige un monitoreo continuo de la relación, con la periodicidad que defina la empresa y cada vez que cambien las condiciones jurídicas o reputacionales de la contraparte.

Cómo evitarlo: definir una periodicidad de revalidación por nivel de riesgo y cumplirla.

Error 2: validar a la empresa y olvidar al beneficiario final#

Consultar la razón social de un proveedor y no a quien lo controla deja la validación incompleta. La norma pide identificar al beneficiario final y conocer la estructura de propiedad.

Cómo evitarlo: incluir en el proceso la identificación del beneficiario final, con un esfuerzo proporcional al riesgo.

Error 3: no distinguir las listas vinculantes de las demás#

Tratar todas las listas igual lleva a dos extremos: ignorar una de consulta obligatoria o bloquear relaciones por una fuente que tu política no considera determinante.

Cómo evitarlo: documentar en la política qué fuentes se consultan, cuáles son vinculantes y qué consecuencia tiene cada tipo de hallazgo.

Error 4: vincular primero y validar después#

La norma es explícita: la debida diligencia se hace antes de iniciar la relación. Las excepciones deben estar previstas en la política y cumplirse lo antes posible.

Cómo evitarlo: hacer de la validación un paso previo de la vinculación, y no un trámite posterior.

Error 5: consultar sin guardar evidencia#

Haber consultado no sirve si no se puede demostrar. Sin un registro de qué se consultó, cuándo, con qué resultado y qué se decidió, una auditoría o un requerimiento se vuelve una discusión.

Cómo evitarlo: guardar el reporte de cada consulta y la decisión tomada.

Error 6: dejar la validación en manos de una sola persona#

Cuando el conocimiento vive en una persona, el proceso se detiene si esa persona no está. Además, la norma pide la participación de la alta dirección y no concentrar el cumplimiento solo en el oficial de cumplimiento.

Cómo evitarlo: documentar el procedimiento, repartir responsabilidades y centralizar la información.

Error 7: ignorar las alertas#

Una alerta que se queda sin respuesta es peor que no haberla detectado: queda registrada, pero sin análisis. Las señales de alerta deben analizarse y, si corresponde, derivar en debida diligencia intensificada o en un reporte a la UIAF.

Cómo evitarlo: asignar un responsable y un plazo para cada alerta.

Error 8: no revisar la norma cuando cambia#

La normativa cambió en 2026 y exige ajustes antes del 31 de mayo de 2027. Una empresa que sigue con los manuales de hace cinco años puede estar incumpliendo sin saberlo.

Cómo evitarlo: revisar anualmente la política, la matriz de riesgo y los umbrales frente a la norma vigente.

Conclusión#

Validar terceros bien no requiere un sistema perfecto, sino un proceso claro: validar antes, revalidar con periodicidad, conocer al beneficiario final, distinguir las listas, guardar evidencia y analizar las alertas.

Evitar estos errores empieza por centralizar la validación. Con Kiai Verify consultas más de 100 fuentes oficiales en un solo lugar, validas terceros de forma masiva y descargas el reporte de cada consulta. Regístrate gratis en Kiai.

Preguntas frecuentes#

¿Cuál es el error más común al validar terceros?

Consultar solo al momento de vincular y no hacer un seguimiento periódico.

¿Es suficiente validar al proveedor en una lista?

No. Hay que validar también al beneficiario final y a los representantes, y aplicar debida diligencia proporcional al riesgo.

¿Cómo demuestro que validé a un tercero?

Con el reporte de la consulta: qué fuentes se consultaron, cuándo, con qué resultado y qué decisión se tomó.

¿Qué hago si mi política está desactualizada?

Revisarla frente a la normativa vigente y ajustarla dentro del plazo que fija la circular, hasta el 31 de mayo de 2027.