Señales de alerta y reporte de operaciones sospechosas (ROS) a la UIAF

Validar a un tercero no termina con la vinculación. A lo largo de la relación pueden aparecer comportamientos que no encajan con lo que la empresa sabe de él. A esos hechos se les llama señales de alerta, y cuando se confirman como operaciones sospechosas, el sistema exige un paso concreto: el reporte a la UIAF.

Qué es una señal de alerta#

Una señal de alerta es un hecho, situación o comportamiento que se aparta de lo esperable para una contraparte o una operación y que amerita analizarse con más detalle. No prueba que haya lavado de activos; indica dónde mirar.

La norma advierte que las señales de alerta dependen de los factores de riesgo de cada empresa, de su matriz de riesgo y de su materialidad, sin perjuicio de las que cada empresa desarrolle por su cuenta.

Ejemplos de señales#

La Superintendencia de Sociedades da ejemplos que ayudan a entender el tipo de situación:

• Sobre las contrapartes: personas naturales o jurídicas que no están plenamente identificadas, asociados o empleados con antecedentes judiciales de lavado o financiación del terrorismo, o nuevos asociados vinculados sin verificar el origen de sus recursos.
• Sobre las operaciones: alto volumen de efectivo sin justificación aparente; bienes a precios considerablemente distintos de los del mercado; operaciones o contratos relevantes que no constan por escrito; pagos con recursos derivados de giros internacionales sin explicación; subcontratistas sin identificar.
• Sobre las listas y la geografía: negocios con personas incluidas en las listas vinculantes o con contrapartes ubicadas en zonas de alto riesgo.
• Sobre el efectivo: facturación o ventas en efectivo no esperables en el sector económico, o aumentos fuertes de ventas en efectivo provenientes de clientes no habituales.

De operación inusual a operación sospechosa#

Primero está la operación inusual: la que se aparta de las pautas de normalidad establecidas por la empresa para su sector, su industria o su tipo de contraparte. Cuando, además, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad, no se logra explicar razonablemente, pasa a ser una operación sospechosa.

Para identificarlas, la norma pide contar con herramientas, preferiblemente tecnológicas, que consoliden la información y generen indicadores y alertas.

El reporte de operaciones sospechosas (ROS)#

Las empresas obligadas deben reportar a la UIAF todas las operaciones sospechosas que detecten en el giro ordinario de sus negocios. Las características del reporte:

• Se hace de manera inmediata y con naturaleza de ROS, a través del sistema SIREL de la UIAF, siguiendo su manual de usuario.
• Lo gestiona el oficial de cumplimiento, que debe estar registrado en el SIREL.
• No es una denuncia penal: no se necesita tener certeza de que se trata de una actividad delictiva ni identificar el delito. Basta con que la operación sea sospechosa en los términos de la norma.
• Tiene reserva: la empresa y el oficial de cumplimiento deben garantizar la reserva del reporte, conforme a la Ley 526 de 1999.
• Deben conservarse los soportes que llevaron a calificar la operación como inusual o sospechosa.

Cuando no se presentan ROS en un periodo, la norma prevé informes de ausencia de reporte, según los instructivos de la UIAF.

Qué hacer ante una alerta#

Un orden práctico: documentar la alerta, analizarla con el oficial de cumplimiento, revisar si la información de debida diligencia del tercero la explica, decidir si se mantiene, se intensifica o se termina la relación, y, si queda sospecha, reportar. Todo con evidencia.

Conclusión#

Las señales de alerta son el sistema de aviso de la empresa; el ROS es la respuesta cuando el aviso se confirma. Detectarlas a tiempo depende de conocer bien a cada tercero y de tener su información ordenada.

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Preguntas frecuentes#

¿Qué es una señal de alerta?

Un hecho o comportamiento que se aparta de lo esperable para una contraparte u operación y que debe analizarse con más detalle.

¿Qué es un ROS?

Un reporte de operación sospechosa que las empresas obligadas presentan a la UIAF, de manera inmediata y a través del sistema SIREL.

¿Reportar un ROS es denunciar a alguien?

No. El ROS no es una denuncia penal y no exige certeza de que haya un delito; es un reporte de inteligencia financiera sujeto a reserva.

¿Quién presenta el ROS?

El oficial de cumplimiento de la empresa obligada, registrado en el SIREL de la UIAF.